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      金纜eCIS-ERP企業資源計劃系統實施----操規范(范本)
      作者:管理員    發布于:2015-01-19 15:52:27    文字:【】【】【

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      1.  各模塊分配、流程圖(詳見用戶手冊或系統幫助文件)

       

      2.  一般操作規范

      21需要流轉到其它操作人員的單據必須及時送達,各操作人員應跟蹤上一流程單據的到達情況,如因操作人員保管不善或未及時索取單據,造成單據丟失,在該操作人員無法提出有力證明的情況下,由操作人員自行承擔相關責任。

      22對于不經常發生的如銷售退貨、采購退貨等業務操作,必須由相關操作人員按照業務流程即時通知后續的操作人員,以免單據處理不及時,造成時間較長無法正確處理。

      23由于系統數據庫浮點運算的原因造成尾差,可略為更改某個項目的單價,人工修正尾差。因此,合同評審、結算、銷售發票等相關操作人員應人工核查是否合計金額存在尾差并即時消除,具體操作流程在相關模塊操作規范中說明。

      24所有存放的物料必須規范,庫存物料應采用存卡標識,出入庫應及時在存卡上進行數量核銷,各相關人員應保持標識的正確性、完整性和可辨性。

       

      3.銷售模塊操作規范

      31客戶信息由計劃經營部專人錄入,單位客戶其客戶單位名稱錄入必須與客戶的工商注冊名稱一致,個人客戶必須以真實姓名錄入,姓名各單字間不得留有空格;

      32聯系人、開戶行、開戶帳號必須錄入并與客戶提供的有效信息一致;

      33業務員必須與該客戶的實際業務員一致;

      34分類欄中客戶目錄下必須按業務員名稱分類,業務員名字中間不能留有空格;

      35客戶必須按業務員姓名分類,客戶信息必須保存在對應的業務員目錄下;對于多個業務員與同一客戶單位有業務往來的情況,需要在客戶信息中為每位業務員定義所對應的客戶信息,客戶名稱必須在工商注冊名稱后加“(業務員工號序列)”。[因客戶名稱將出現在送貨單等單據中,因此不能采用業務員名稱作為區分標志]。

      36客戶信息中的助記碼錄入必須按照以下編碼規則嚴格編碼:

      采用業務員的姓名拼音首個字母(大寫)+四位數字序列,首位數字從0001開始,如出現業務員拼音縮寫相同的情況,可在姓名拼音縮寫字母后加“A、B、C…..”作為標識,以便保持客戶信息編碼的唯一性;相同分類客戶編碼的前綴必須一致。

      37客戶名稱中的符號必須是半角字符,如“( )”,否則將可能造成客戶信息不唯一。

      38無客戶信息或報價項目存在無BOM或物料信息的報價單,只能制作臨時報價,嚴禁擅自要求客戶信息錄入操作人員增加不確定業務往來的客戶信息。

      39銷售合同簽定后,客戶信息操作人員必須即時確定客戶的開戶行資料、聯系人、客戶名稱等,并在系統上按照上述3.1條之規定核對、修正客戶信息。

      310因特殊情況,造成供需雙方簽定后的銷售合同訂貨項目更改,如已發生后續的流程行為,必須在新的單據中處理,并對后續的所有相關任務即時要求各部門操作人員更改,嚴禁擅自更改合同,造成后續的操作數據不符。

      311對于已完成的銷售合同,應即時進行合同結算,結算與銷售出庫的滯后時間不超過24小時。

      312為保持銷售合同的實際金額與打印輸出的合同金額一致,對于出現金額尾差的情況,必須人工進行調整,調整方法為微調某一個規格的單價,使其金額數據與需求的金額數據一致。

      313.銷售出庫單、合同結算單制作時,如發貨數量與訂貨數量一致,由于數據尾差原因,可能造成金額有微小差距,必須人工進行調整,使其與合同金額保持一致。

       

       

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      314銷售合同制作并保存后,可在單據庫存分析中查詢相關的存貨數據,如有可庫領的產成品,必須按照長度最優化配置在流向生產部門的銷售訂單上注明可領用的數量及存放位置;由生產部門通知庫存成品管理員進行庫存產品的確認及領取。

      315 由于目前的存貨管理還有待完善,實物數量、型號規格與標簽標識數量及型號規格可能不一致,產品質量可能異?;蛸|量狀態因存貨環境、保存周期發生改變,因此,即使在系統上查詢到有適合的庫存產品,仍需進行現場確認,并對庫存產品優先處理,以便及時確定庫存產品是否可用;如不能滿足相關需求,應及時追加生產任務。

      316一般情況下,整百米數以上的規范長度的產品,應在基礎資料中定義適合的包裝標準及對應的包裝數量,并在單據制作時約束其包裝屬性。

      317具有顏色區分的產品,應定義其顏色屬性,嚴禁多種顏色產品混成一種規格處理。

      318相關業務流程結束的單據,必須及時進行單據關閉;系統對大多數滿足有關條件的單據可進行自動關閉,但一些特殊情況(如實發數量與定貨數量不一致)可能造成單據未自動關閉,必須人工進行單據狀態的確認及操作。

      319銷售退貨、外協外購物料必須按照相關的流程進行處理(處理流程與公司確定后再行培訓)。

      320除以上要求的單據相關操作項目外的其它項目錄入必須正確。

       

      4.采購模塊操作規范

      41供應商信息由采購部專人錄入,單位供應商其供應商單位名稱錄入必須與供應商的工商注冊名稱一致,個人供應商必須以真實姓名錄入,姓名各單字間不得留有空格;

      42聯系人、開戶行、開戶帳號必須錄入并與供應商提供的有效信息一致;

      43分類欄中供應商目錄下的分類按供貨產品屬性進行劃分;

      44供應商信息必須保存在對應的分類目錄下;

      45供應商信息中的助記碼錄入必須按照以下編碼規則嚴格編碼:

      采用供應商分類簡(縮)寫拼音首個字母(大寫)+四位數字序列,首位數字從0001開始,如出現拼音縮寫相同的情況,可在拼音縮寫字母后加“A、B、C…..”作為標識,以便保持供應商信息編碼的唯一性;相同分類的供應商編碼前綴必須一致。

      46供應商名稱中的符號必須是半角字符,如“( )”,否則將可能造成供應商信息不唯一。

      47無客戶信息或報價項目存在無BOM或物料信息的報價單,只能制作臨時報價,嚴禁擅自要求客戶信息錄入操作人員增加不確定業務往來的客戶信息。

      48采購合同簽定后,供應商信息操作人員必須即時確定供應商的開戶行資料、聯系人、供應商名稱等,并在系統上按照上述4.1條之規定核對、修正供應商信息。

      49因特殊情況,造成供需雙方簽定后的采購合同訂貨項目更改,如已發生后續的流程行為,必須在新的單據中處理,并對后續的所有相關任務即時要求各部門操作人員更改,嚴禁擅自更改采購訂單,造成后續的操作數據不符。

      410單位性質的電纜原料供應商及非低值物料的采購,必須以單據的形式確認訂貨內容,如需急時訂貨來不及進行單據制作,可先進行電話口頭訂貨,但仍必須補充文字的訂貨單據給供應商,以作為訂貨憑證。

      411采用文字單據憑證訂貨的供應商,必須要求在送貨單上對每一送貨項目清晰、正確地注明需方提供的采購訂單號,同一規格不同采購單號的產品,供應商必須在送貨清單上分開列出,禁止合并記錄,造成采購收貨銷帳不便;倉庫收貨人員有權對不規范操作的供應商拒收物料;或者公司對供應商的送貨行為、產品質量狀況進行考核,按考核等級確定供應商的付款期限長短。

       

       

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      412由于公司目前規模不大,采購物料種類不多,因此,可以不進行采購申請制作,直接由需求部門制作采購計劃,并提交給采購部,采購部根據需求數量等情況自由決策采購物料并制作采購訂單。

      413如需向供應商詢價的物料,可以制作詢價單并打印傳真給供應商進行詢價,不需詢價的物料無需制作詢價單。

      414對于供應商不經常變動價格的物料,可以在商戶定價管理中對該商戶的價格進行記錄,在物料采購單制作時,可以由系統自動引入訂貨價格。

      415外協/外購的產品必須在“外協/外購入庫”中進行單據制作,以免與采購入庫混淆,不便于統計。

      416外協外購物料必須按照相關操作流程進行處理(處理流程與公司確定后再行培訓)。

      417如外協加工由需方提供物料,則必須在“外協出庫(原料)”窗口中進行操作,禁止在其它窗口進行單據制作。

      418采購入庫、外協入庫、外協出庫等操作時,必須進行正確的分段處理,必須選擇對應的倉庫,否則可能造成后續庫存變動無法進行。

      419袋裝塑料等具有包裝屬性、顏色屬性的物料,應該在單據中定義其相關屬性,以方便庫存處理、盤點等。

      420外協/外購的產品,應在入庫時定義其存放區域、分段標志、包裝標準、顏色屬性等,以方便物料查找。

      421如采購收貨單據與供應商原始的送貨單不隨單,則應在采購入庫(外協/外購入庫)單據中注明原始單號,以便查詢。

       

      5.倉存管理操作規范

      51成品入庫

      511產成品按照是否被客戶訂貨的屬性進行分倉管理,已被訂貨的產成品必須入到成品倉目的倉庫,未被客戶訂貨的或客戶退貨的無質量問題的產成品應入到待處理成品倉。

      512倉庫物料存放規范運用5S進行管理控制。

      513系統運行正常后,入庫到成品倉的物料可不必進行位置標識,但入庫到待處理成品倉的物料必須進行準確的位置標識,以便物料查找;貨場上庫存成品區的產品每一盤線都對應一個絕對的坐標位置,即每列的列號+區位號+序號,如B4-5,則說明該線盤位于第B列,第4區第5個線盤位置;車間北布包倉庫的物料按大分區號+小分區號標識,如A5,即指該產品存放于A區第5小區,如采用木墊存放,則每一木墊為一小分區,如直接按堆存放,則每一堆為一小分區,每一分區采用標準進銷存卡標識,并在卡上注明小分區號;每一分區位必須按序排列。

      514為了方便產品的查找,盡量將結構相近或相同的物料存放在同一大分區中。

      515由于船用電纜產品訂貨定長,因此,系統默認為對所有未定義包裝屬性的產品分段入庫,為了保障系統中的數據是按每段存儲,不能將多段相同型號規格的產品數量累加入庫,而應分段入庫;如果需要人工確定某些產品是否分段入庫,則可在系統設置中進行相關設置,但是定義了包裝屬性的產品即使選擇了分段入庫,仍然會將同一分段屬性的產品數量累加。

      516成品入庫時,須選擇或錄入相應的包裝方式,如木盤、布包等。

      517已被訂貨的成品入庫單據(即入到成品倉的入庫單)必須及時審核并打印后提交給儲運部發貨人員。

      518生產部接收到的計劃經營部的訂單上必須記錄可庫領的產品數量、存放位置等信息。生產人員必須根據該訂單上可庫領的產品及庫存產品狀況再次確認是否還有可代用的產品。

      519庫領產品確認后,生產部應及時派人到倉庫管理人員處領取庫存產品,在領取的過程中,嚴禁任何人擅自改變盤具的位置,即使有空位,也不能擅自填補,必須經過倉管人員的確認;如果定位

       

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      調整,倉管人員必須記錄該線盤的型號規格、數量、原位置、調整后位置等信息,并及時在系統中對產品存放的位置信息進行更改。

      5110貨場庫存成品區的盤具存放必須整齊,每分區最大存放線盤數為10個,相同規格的線盤必須存放在對應的分區,由于0.60.8分區段的區位略有盈余,存放時應保持適當的間隔,以達到每區位存放10個線盤整齊,便于識別的效果。

      5111庫存成品管理人員應定期(至多15天為一周期)向生產部提供庫存品存貨清單,以方便生產部人員確認可代用產品。

      52采購入庫/采購退貨

      521采購收貨時,供應商送貨單必須明晰、規范,并對每一產品注明所對應的需方采購訂單號,如同一規格含不同采購訂單號產品,必須分開列出。對供應商送貨單的訂單號項目與需方訂單號不一致的情況,需方可拒收物料。

      522具有固定包裝及顏色屬性的物料,應在單據中定義物料的包裝和顏色屬性,并要求供應商在送貨單中注明物料的件(包)數。

      523對供應商的差錯率、不合格率、交貨及時率應記錄并考核,可根據年度考核結果確定對供應商的付款期限周期等限制,提高對供應商的控制能力。

      524對于直接購買的非電纜原料低值易耗品,可不進行采購訂單制作,也不需按訂單號進行采購收貨,但仍必須進行采購入庫,以便于存貨數量管理。

      525采購入庫單據須明晰、正確,建議打印輸出,并即時移交材料會計進行核算。

      526采購退貨必須由倉庫管理部門制作采購退貨單,并即時通知后續的應收應付操作人員進行如紅字發票制作、采購款項處理等業務操作,避免工作流程脫節。

      527應對采購入庫的物料進行庫存控制,在系統中確定其最大、最小及安全庫存,并在存卡上標識這些庫存限制。庫存限制應根據其資金占用率、交貨期、交貨及時率等終合因素進行確定,在滿足生產需求的情況盡量減少庫存資金占用。

      53外協/外購出入庫

      531需要外協/外購的物料,應由相關部門提出外協/外購需求,并實施外協加工或外購,外協/外購應在系統中形成訂貨合同,以便倉庫能按訂貨合同進行收貨。

      532外協/外購單據中,必須填寫正確的供應商名稱和客戶名稱。

      533如果涉及應付的外協/外購,并需要在系統中進行應付操作,收貨時應開具采購入庫單而非外協/外購入庫單,已完成的外協/外購合同應人工關閉。

      534需提供原料的外協加工產品,應在系統中制作外協出庫(原料)單據。

      54生產用料出入庫

      541如果不進行生產物料領用的系統控制,則不能使用生產模塊-生產物料中的機臺物料領、補、退操作,而應該在倉庫管理模塊中進行物料的出入庫操作。

      542進行機臺領料時,領用人必須提供相關的機臺任務單號,倉庫管理人員應憑據機臺任務單號及定額的物料用量進行發放。如因包裝或加工余量等因素,發放的物料數量可大于應發放的數量,在下次該機臺領用相同的物料時,系統將自動結存并扣減該機臺的余料數量。

      543已經發放物料的機臺任務單,不能重復發放,如重復發放,系統會自動將所發放的物料作為機臺余料。

      544如因異常狀態,造成機臺物料不足,必須由操作人員申請補料,并查明補料原因,獲得相關部門的審批后才能進行物料的補領操作。不能直接重復領用該機臺任務單對應的物料,否則會造成機臺結余實際數量與系統結余數不一致。

       

       

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      545如果補領的物料數量大于請補的物料數量,則多余的物料也將計入該機臺的物料余量。

      546對于使用頻率較少的剩余物料,不能暫存在生產車間,應及時退回倉庫,倉庫應開具生產模塊中生產物料目錄下的退料單。退料單被生效后,機臺余料數量將減少。

      5.5庫存盤點

      551主要原材料、待處理成品倉的庫存成品應每月底盤點一次,五金雜件倉庫、成品倉等發產品應一季度盤點一次,以保證數據的準確。

      552待處理成品倉盤點時,應對產品的型號規格、數量及存放位置進行核對,避免定位混亂,造成系統定位與產品定位不一致的情況。

      553產品盤點時,可在eCIS系統“倉庫管理庫存盤點備份盤點表”中進行需要盤點倉庫的數據備份,并輸出盤點準備表;也可以在庫存查詢中直接導出相關的數據到Excel并處理后作為盤點準備表。盤點準備表僅作為盤點過程使用,不會對數據的變更造成影響。

      554對于庫存有誤的數據,應在eCIS系統“倉庫管理庫存盤點新增庫存盤點表”中進行盤點數據修正處理,單據中應清晰地注明盤具、盤號、位置標識;盤點單制作時必須與相應的倉庫對應,防止數據錯誤。

      554盤點完成三個工作日內應提交原始盤點表復印件(即核對貨品原件的復印件)及庫存盤點單給材料會計及總經理,盤點誤差應在相關項目中進行原因分析說明。

       

      6.生產模塊操作規范

      61eCIS系統的生產模塊,可以進行生產用物料的限量發放,但前提是必須具有可參照的生產BOM,并且由MRP計算的物料用量與生產物料用量控制協調一致,否則計算的物料用量與實際的物料用量將出現較大的差異,不利于物料控制。

      62要實現有效的生產用料控制,必須在現場管理、過程質量控制、工藝參數設計優化等各環節進行管理改進,以保障控制的有效性和持續性。

      63 生產部門接收到計劃經營部的銷售訂單后,應根據當前的生產狀況及要求的交貨時間合理制作排產單,一般情況下,排產單應反映項目的排程計劃,即按照最優化方案借助系統人工地將不同的合同項目進行進行合并、排程,以達到便于生產、節約用料、減少周轉時間、加快生產進度的目的,而不應簡單地引用數據制作排產單。

      64排產單中,應科學地進行投產數量的確定,盡量避免產成品零頭現象。

      65制作排產單時,應清晰地注明產品相關的材料、導體結構、顏色序號、預定交期、客戶型號規格等項目。為了保障產品交貨的時間,可由調度人員根據產品的交貨時間及緊急程度將排產單中的交貨期適當提前。

      66排產單審核并下達后生效,下達后的排產單才可進行機臺任務單的操作,如需取消未生產的排產單,可反下達單據。

      67審核后的排產單可輸出人工跟蹤的生產進度跟蹤單,進度單的輸出工序可進行人工設置。

      68如果需要進行生產物料的計算機自動計算,需要進行生產BOM的設定,排產單被保存并審核后,可單擊單據窗口工具條上的用料按鈕進行生產BOM處理。

      69生產BOM可引用成本BOM的數據并按照生產BOM要求進行快速分解,BOM分解時,必須將成本BOM的通用材料轉化為生產用的具體規格材料,否則在進行機臺領料時將會導致物料不能出庫。如果不采用eCIS系統進行機臺領料控制,則對后續的使用不會有較大影響。

      610對于已經生產過的并已制作生產BOM的產品,可直接引用上次的生產BOM并保存即可;必須為排產單中的每一個項目制作生產BOM;生產BOM應分解到顏色、工序項目。

       

       

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      611因特殊原因,如訂貨數量較少,材料額外消耗較大,可人工調整生產BOM的損耗值,以滿足實際生產的物料需求。

      612排產階段的MRP運算主要是對排產對象的物料需求以及線芯需求進行計算,主要用于線芯的配置或倉庫缺料檢查、物料計劃等。  

      613機臺任務階段的MRP僅對該機臺的某張任務單據進行物料需求計算。該計算所得的物料需求數據也即是限量發料的物料數據。

      614擠絕緣工序的機臺任務,可以采用系統進行合并處理,即將多項相同線芯的機臺任務合并為一項生產,以提高生產效率,減少不必要的材料浪費。

      615機臺操作人員進行物料領用時,必須提供相關的機臺任務單號,系統可根據機臺任務單號自動計算該機臺任務單所需物料,并扣除該機臺上次結余的物料。

      616如因異常情況造成的物料不足,必須提供物料超標使用的分析報告,機臺補料單應由相關主管人員進行審批,并確認最終的補料數量。

      617較長時期內可能不再使用的物料應退回倉庫,否則該物料仍將處于機臺余料狀態。

      618如果需要在機臺任務單中反映常用的加工控制參數,以及采用系統進行效率分析,則需要對產品的工藝路線進行定義;工藝路線的定義應由技術部門與生產部門配合進行,技術部門負責工藝參數的優化、確定,生產部門負責加工時間的確定、工藝流程的確定。

      619 eCIS系統支持對半成品的管理,為了簡化半成品管理的處理流程。半成品的進出均在同一單據界面進行處理,入庫即為正值數量,出庫為負值數量;半成品可進行位置標識。為了保障半成品管理的高效、準確,必須對半成品的存放進行規范、定位,并處理掉不再使用的半成品物料。

       

       
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